Viele Arbeitnehmer kennen das Prozedere: Sie sind zwar bei einem Unternehmen festangestellt, müssen gelegentlich jedoch auch Geschäftsreisen vornehmen. Diese Dienstreise bietet allerdings die Möglichkeit, einen kleinen Urlaub zu genießen. Die Geschäftsreise mit einer Urlaubsreise zu verbinden, ist gar nicht so kompliziert, wie es den Anschein haben mag.
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Der Vorteil einer Geschäftsreise – der Urlaub ist oftmals inklusive
Geschäftsreisen und Urlaube lassen sich bestens miteinander verbinden. Dabei profitieren Unternehmen und Angestellte gleichermaßen von der Reise. Während Mitarbeiter neben der Arbeit auch Erholung genießen können, erfreuen sich Unternehmen an stärkerer Produktivität und mehr Mitarbeiterzufriedenheit. Das unterstützt wiederum den firmeneigenen Erfolg. Die Idee: Der Mitarbeiter nimmt Kundentermine wahr oder repräsentiert das Unternehmen auf Messen. Er informiert Besucher über Produkte oder Dienstleistungen am Messestand und unterstützt somit die Neukundengewinnung. Nach getaner Arbeit genießt der Mitarbeiter die Freizeit vor Ort. Das motiviert – vor allem Mitarbeiter, die offen für Reisen sind und sich auch einen längeren Aufenthalt in anderen Regionen oder Ländern vorstellen können.
Wer zahlt den Aufenthalt vor Ort?
Einige Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern zusätzliche Freizeit vor Ort. Der Miniurlaub ist demnach in den Reisekosten inkludiert und der Angestellte muss keine Zusatzkosten fürchten. Möchten Mitarbeiter jedoch die Geschäftsreise mit einem ausgedehnten Privataufenthalt kombinieren, handelt es sich häufig um eine dienstliche sowie private Unterteilung. Die Reisekostenabrechnung ist demnach aufzusplitten. Der Arbeitgeber kommt für die Reisekosten für die Geschäftsreise auf. Das ist im Bundesreisekostengesetz in § 13 BRKG geregelt. Weitere Kosten, die durch einen längeren Aufenthalt anfallen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, muss der Angestellte hingegen selbst bezahlen. Inwieweit sich die Fahrtkosten oder Hotelkosten aufteilen lassen, müssen Unternehmen und Angestellte klären.
Diese Kosten übernehmen Arbeitgeber in der Regel
Wenn sich der private Aufenthalt vor oder nach der Dienstreise auf höchstens fünf Tage bezieht, ist diese Reise nach § 13 BRKG eine Dienstreise. Das Unternehmen übernimmt den dienstlichen Teil der Reise. Möchte der Mitarbeiter länger vor Ort verweilen und vermischt sich der Dienstaufenthalt mit Urlaub, hat der Mitarbeiter die Kosten zu tragen. Zumindest im Rahmen der Fahrtkosten. Der Mitarbeiter darf gern die Dienstreise nutzen, um vor Ort länger privat zu verweilen. Ist diese Zeit nicht an Geschäftstermine gekoppelt, handelt es sich jedoch um einen privaten Aufenthalt. Wenn also mehr als fünf Tag der Dienstreise mit Urlaub verbunden sind, muss der Mitarbeiter die Kosten anteilig selbst tragen.
Wie lange darf der private Urlaub dauern?
Mitarbeiter, die eine Reisekostenerstattung vornehmen möchten, dürfen eine Reisedauer von fünf Tage nicht übersteigen. Ansonsten gilt die Reise nicht als Dienstreise, sondern als privater Urlaub. Um Hotelkosten sowie Verpflegung ebenso steuerlich geltend machen oder beim Arbeitgeber zurückverlangen zu können, muss die Dauer der geschäftlichen Tätigkeiten pro Tag sieben bis neun Stunden betragen. Treffen Unternehmen und Arbeitnehmer andere Vereinbarungen, so gelten natürlich diese.
Tipp: Wenn Unternehmen für die Reisekostenvergütung aufkommen, können Mitarbeiter die Betriebskosten nicht in der Einkommenssteuererklärung absetzen.
Dürfen Partner die Dienstreise mit antreten?
Wenn Mitarbeiter die Geschäftsreise mit einem Urlaub verbinden möchten, kommt schnell die Frage auf, ob Partner mitreisen dürfen. In der Regel müssen Reisende die Kosten für Begleitpersonen trennen. Ansonsten ist die Reisekostenabrechnung nicht korrekt oder wirkt unübersichtlich. Unternehmen zahlen zudem in der Regel nur die Unkosten für Mitarbeiter. Familien, die ein Doppel- oder Familienzimmer buchen möchten, müssen demnach die Kosten selbst tragen.